Hazard Report (Pelaporan Bahaya di Tempat Kerja)

Di sebagian besar Perusahaan, terkadang kecelakaan terjadi dikarenakan hal-hal kecil yang seringkali kita anggap sepele namun pada akhirnya berakibat fatal. Seperti misalnya, lantai licin, terdapat lubang di area pejalan kaki, kabel berantakan, tidak adanya barikade dll. Semua potensi bahaya ini dapat dilihat dan juga dirasakan oleh pekerja. Petugas K3, Anggota P2K3, atau supervisor pun sesungguhnya tidak cukup untuk mengantisipasi bahaya ini. Oleh karena itu, penting di setiap Perusahaan untuk memiliki sistem pelaporan potensi bahaya di tempat kerja yang dapat dilakukan oleh seluruh pekerja tanpa terkecuali, termasuk di dalamnya kontraktor dan visitor, yang dikenal dalam bahasa inggris dengan Hazard Report. Tulisan ini murni berdasarkan analisis pribadi dan pengalaman selama menjadi bagian dari Departemen Health Safety Environment di Perusahaan 3 tahun yang lalu.

Hazard Report atau dalam Bahasa Indonesia dikenal sebagai Pelaporan Bahaya di tempat kerja merupakan “wadah/media” bagi pekerja untuk melaporkan bahaya yang mereka lihat, rasakan, dan temukan di tempat kerja yang berpotensi menyebabkan kecelakaan dan penyakit akibat kerja.

Sebelum kita berbicara tentang Hazard Report, Mari kita ketahui terlebih dahulu apa itu definisi bahaya.

Hazard atau bahaya memiliki definisi sebagai bahan benda zat atau sesuatu apapun yang memiliki potensi untuk menimbulkan risiko, baik kecelakaan atau penyakit akibat kerja. Potensi yang menyebabkan risiko dapat berupa jumlah atau kuantitas yang banyak dari bahan zat atau benda tersebut, sifat fisik maupun kimia, maupun efek yang ditimbulkan bagi seseorang.

Nah. coba bayangin kalo bahaya atau hazard itu ada di area tempat kerja kita

Apa yang menyebabkan pentingnya pelaporan bahaya di tempat kerja? Pelaporan bahaya di tempat kerja penting dilakukan dengan tujuan :

  1. Mencegah terjadinya kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja
  2. Sebagai evaluasi pengendalian di tempat kerja.
  3. Untuk mengetahui trend bahaya dan risiko yang terjadi di tempat kerja.
  4. Meningkatkan kesadaran pekerja akan bahaya dan risiko di tempat kerja.
  5. Sebagai dasar bagi manajemen untuk membuat program dan kebijakan Keselamatan dan Kesehatan Kerja.

Untuk membuat hazard report dan pelaporan bahaya di tempat kerja berjalan dengan baik dan optimal, diperlukan alur dan sistem yang komprehensif sehingga akar permasalahan dari terjadinya potensi bahaya dapat diatasi. Langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk membangun penerapan pelaporan bahaya di tempat kerja antara lain :

1. Membuat prosedur dan alur pelaporan bahaya di tempat kerja

Alur pelaporan bahaya di tempat kerja dapat didiskusikan oleh Departemen HSE di masing-masing Perusahaan atau pada rapat P2K3 yang dilaksanakan setiap bulan dengan melibatkan perwakilan dari operator, middle staff, hingga top manajemen. Secara sederhana alur pelaporan bahaya di tempat kerja dapat berupa :

Pekerja melihat potensi bahaya –> Jika dapat langsung ditanggulangi, dapat langsung ditanggulangi sendiri –> Mengisi Form hazard report yang ditujukan untuk penanggung jawab area –> Administrator –> Meneruskan ke penanggung jawab area –> Penanggung jawab area menjawab pada isian form dan segera menindaklanjuti

2. Menentukan personil

  • Penanggung Jawab Area : Sebaiknya dipilih orang yang dapat menjadi pembuat keputusan di masing-masing departemen. Contohnya Manajer dari masing-masing departemen.
  • Administrator : Biasanya yang menjadi administrator untuk Hazard Report ini adalah dari departemen K3/HSE, namun tidak menutup kemungkinan staff lain yang diamanahkan untuk meneruskan temuan bahaya di lapangan dan merekap hazard report setiap bulannya.
  • Site Area Manager : Jika potensi bahaya di tempat kerja tidak mampu diselesaikan oleh penanggung jawab area, seperti perlunya budget yang besar, maka diperlukan Site Area Manager yang bertanggung jawab akan keseluruhan area di tempat kerja. Site Area manager ini biasanya adalah Top Management.

3. Membuat Formulir

Formulir dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing Perusahaan. Ada baiknya formulir berisikan :

  • Nama Pelapor
  • Deskripsi Bahaya yang ditemukan di tempat kerja, dapat dilengkapi dengan gambar
  • Tulis Penanggung Jawab Area
  • Prioritas Action yang harus dilakukan (Tinggi/Sedang/Rendah)
  • Immediate Action yang harus dilakukan (diisi oleh Penanggung Jawab Area)
  • Analisis Akar Permasalahan (diisi oleh Penanggung Jawab Area)
  • Perbaikan dan Pencegahan yang dilakukan agar di masa yang akan datang tidak terulang kembali (diisi oleh penanggung jawab area)
  • Untuk memudahkan administrator untuk tracking laporan bahaya apakah sudah diatasi atau belum, dapat menambahkan kolom close atau masih open. Artinya apakah tindakan perbaikan atau pencegahan telah dilakukan sehingga hazard report dapat di-close.

4. Melaksanakan Sosialisasi dan Simulasi kepada Pekerja

Setelah tools dan prosedur telah kita siapkan, kita wajib melaksanakan simulasi kepada pekerja agar mengetahui langkah-langkah melaksanakan pelaporan bahaya di tempat kerja. Dapat melalui briefing di pagi hari sebelum bekerja, rapat bulanan P2K3, dan event Safety lainnya.

5. Evaluasi

Evaluasi dapat dilaksanakan baik mengukur kefektifan Pelaporan bahaya di tempat kerja, maupun trend potensi bahaya yang terjadi di tempat kerja. Dari hasil evaluasi ini kita dapat mengukur tingkat partisipasi pekerja untuk melaporkan bahaya di tempat kerja. Beberapa Perusahaan juga menjadikan pelaporan potensi bahaya di tempat kerja sebagai pelaporan nearmiss, walaupun secara harfiah terdapat definisi yang berbeda antara potensi bahaya dan nearmiss. Evaluasi dapat dilakukan 1 bulan sekali pada meeting P2K3.

Dari keseluruhan pelaksanaan memang terdapat beberapa kendala yang biasanya akan ditemui terkait dengan Pelaporan Bahaya di tempat kerja. Masalah-masalah yang akan timbul antara lain :

  1. Adanya konflik antar pekerja, karena mindset yang belum dewasa mengenai fungsi dan tujuan dari pelaporan bahaya di tempat kerja. Terkadang pelaporan bahaya di tempat kerja dijadikan ajang “saling melaporkan”
  2. Keengganan untuk melaporkan atasan yang tidak berperilaku aman. Hal ini seringkali terjadi karena pelaporan bahaya menuliskan nama pelapor. Masalah ini dapat diatasi dengan menganonimkan pelapor jika perlu maupun pemberian safety leadership training kepada seluruh team leader, supervisor, manager, hingga top management.
  3. Hazard report dianggap membuang-buang waktu dan menambah pekerjaan. Beberapa orang menganggap bahwa dengan hazard report, pekerjaan mereka akan bertambah untuk memikirkan tindakan perbaikan apa yang harus dilakukan. Hal ini dapat diatasi dengan menjadikan Tugas HSE menjadi bagian dari aktivitas mereka sehari-hari (tertuang dalam job description).
  4. Follow up yang lambat dari pelaporan bahaya di tempat kerja. Dapat diselesaikan dengan sistem reminder secara berkala.
  5. Kurangnya partisipasi aktif dari pekerja untuk melaporkan bahaya di tempat kerjas. Hal ini bisa disiasati dengan memberikan penghargaan kepada karyawan yang berpartisipasi aktif dalam pelaporan bahaya di tempat kerja dan menuangkannya pada target individu KPI (Key Performance Indicator).

Setiap Perusahaan dapat berbeda-beda dalam mempersepsikan hazard report, tetapi yang pasti, hazard report ini berguna sebagai “early warning system” agar kejadian yang lebih besar yang lebih merugikan tidak terjadi. Berikut di bawah ini contoh formulir hazard report dengan beberapa modifikasi oleh saya dan pernah diterapkan di salah satu tempat kerja saya sebelumnya yang menerapkan Hazard Report dengan cukup baik (semoga ga kena copyright). Semoga bermanfaat 🙂

Formulir Hazard Report (2)

Hazard Report Detai; (2)

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s